Guide de l'utilisateur

Bienvenue sur Wyatt — votre plateforme de gestion d'entreprise tout-en-un conçue pour les petites et moyennes entreprises. Ce guide vous présente chaque fonctionnalité pour tirer le meilleur parti de votre compte.

Ordre de configuration recommandé

1. Configuration — Entrez le nom de votre entreprise, logo, adresse et préférences régionales (devise, fuseau horaire, format de date).
2. Employés — Ajoutez vos membres d'équipe et attribuez les niveaux d'accès pour qu'ils puissent se connecter.
3. Rôles et permissions — Configurez des rôles personnalisés si vous avez besoin d'un contrôle d'accès granulaire au-delà des niveaux par défaut.
4. Clients — Ajoutez votre liste de clients pour les associer aux projets et factures.
5. Commencez — Créez des projets, envoyez des soumissions, suivez le temps et facturez vos clients.

Navigation

La barre latérale gauche est votre navigation principale. Elle est organisée en sections réductibles :

• CRM — Prospects, Clients, Tâches et Marketing.
• Ventes — Soumissions, Factures et Notes de crédit.
• Achats — Fournisseurs, Bons de commande et Factures fournisseurs.
• Opérations — Projets, Suivi du temps, Notes de frais, Inventaire et Rapports.
• Personnalisations — Modèles PDF, Champs personnalisés, Import CSV, Export CSV, Catégories d'articles et Journal d'audit.
• Entreprise — Configuration, Fonctionnalités, Préférences, Employés et Rôles & Permissions.

Ce que vous voyez dans la barre latérale dépend de vos permissions de rôle et des fonctionnalités activées. Si une section est manquante, demandez à votre administrateur de mettre à jour votre rôle ou d'activer la fonctionnalité.

Votre tableau de bord est la première chose que vous voyez après la connexion. Il offre un aperçu personnalisé de votre entreprise ainsi que des outils de productivité personnels.

Actions rapides

Une rangée de boutons raccourcis vous permet de créer rapidement un nouveau projet, une soumission, une facture ou d'enregistrer du temps. Seules les actions autorisées par vos permissions sont affichées.

Indicateurs clés (KPI)

Quatre métriques clés sont affichées en haut : Projets actifs, Total des soumissions, Heures cette semaine et Revenus ce mois. Ceux-ci nécessitent la permission tableau de bord.

Tableau Kanban personnel

Un tableau Kanban intégré avec trois colonnes : À faire, En cours et Terminé. Glissez-déposez les tâches entre les colonnes pour suivre votre charge de travail personnelle. Ces tâches sont privées et non visibles par les autres utilisateurs.

Notes personnelles

Des notes autocollantes colorées pour des rappels rapides. Créez, modifiez et supprimez des notes directement depuis le tableau de bord. Les notes sont privées à votre compte.

Changer le mot de passe

Une carte réductible en bas du tableau de bord vous permet de changer votre mot de passe sans quitter la page. Entrez votre mot de passe actuel et un nouveau. Un indicateur de robustesse vous aide à choisir un mot de passe sécurisé.

Analytique et projets récents

Un graphique analytique et une liste de projets récents sont affichés pour les utilisateurs disposant des permissions appropriées, offrant un aperçu rapide des tendances.

Les prospects sont des clients potentiels qui n'ont pas encore été convertis. Utilisez le module Prospects pour suivre vos opportunités à travers votre pipeline de vente.

Ajouter un prospect

1. Naviguez vers CRM → Prospects.
2. Cliquez sur Nouveau prospect.
3. Entrez le nom, l'entreprise, les coordonnées et la source du prospect.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Gestion des prospects

• Suivi du statut — Suivez les prospects à travers les étapes : Nouveau, Contacté, Qualifié et Converti.
• Convertir en client — Une fois qualifié, convertissez un prospect en fiche client complète en un clic.
• Recherche et filtres — Trouvez des prospects par nom, entreprise ou statut.

Le module Clients est votre base de données clients. Chaque soumission, facture et projet est lié à une fiche client.

Ajouter un client

1. Naviguez vers CRM → Clients.
2. Cliquez sur Nouveau client.
3. Remplissez le nom, les coordonnées et l'adresse.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Gérer les clients

• Recherche — Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement un client par nom.
• Consulter — Cliquez sur un client pour voir son profil complet, y compris les factures, soumissions et projets liés.
• Modifier — Mettez à jour les coordonnées, l'adresse ou les informations de facturation à tout moment.

Le module Tâches vous permet de créer et d'assigner des tâches à votre équipe. Les tâches peuvent être liées à des projets pour une meilleure organisation.

Créer une tâche

1. Allez dans CRM → Tâches.
2. Cliquez sur Nouvelle tâche.
3. Entrez un titre, une description, un responsable, une date d'échéance et une priorité.
4. Optionnellement, liez-la à un projet.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Gestion des tâches

• Mises à jour du statut — Déplacez les tâches à travers les statuts au fur et à mesure de l'avancement.
• Filtres — Filtrez par responsable, projet, statut ou priorité.
• Personnel vs. Équipe — Le tableau Kanban du tableau de bord est pour les tâches personnelles ; ce module est pour la gestion des tâches d'équipe.

Le module Documents fournit un espace de stockage central pour votre équipe. Téléversez et organisez les fichiers à partager dans l'entreprise.

Téléverser des fichiers

1. Allez dans Documents dans la barre latérale.
2. Cliquez sur Téléverser ou glissez-déposez des fichiers.
3. Les fichiers sont stockés de manière sécurisée et accessibles aux membres de l'équipe disposant des permissions appropriées.

Créez des soumissions professionnelles pour vos clients. Les soumissions peuvent être converties directement en factures une fois approuvées.

Créer une soumission

1. Allez dans Ventes → Soumissions et cliquez sur Nouvelle soumission.
2. Sélectionnez un client et optionnellement un projet.
3. Ajoutez des lignes avec description, quantité et tarif.
4. Vérifiez le total et cliquez sur Enregistrer.

Cycle de vie d'une soumission

Convertir en facture

Ouvrez une soumission approuvée et cliquez sur Convertir en facture. Toutes les lignes, les détails du client et les liens de projet sont copiés automatiquement.

Fermer et rouvrir

Vous pouvez fermer une soumission pour l'archiver (par ex., si le client a refusé). Les soumissions fermées peuvent être rouvertes si la situation change.

Suivez chaque facture de la création au paiement. Wyatt gère les calculs de taxes, la génération de PDF et le suivi des paiements.

Statuts des factures

Consulter et gérer les factures

• Recherche et filtres — Trouvez des factures par numéro, client ou statut.
• Générer un PDF — Ouvrez une facture et cliquez sur Télécharger PDF pour créer un document imprimable avec votre logo et votre image de marque.
• Suivre les paiements — Marquez les factures comme payées et suivez les soldes impayés.

Les notes de crédit vous permettent d'émettre des remboursements ou des crédits sur des factures existantes. Elles réduisent le solde impayé du client.

Émettre une note de crédit

1. Allez dans Ventes → Notes de crédit et cliquez sur Nouvelle note de crédit.
2. Sélectionnez le client et la facture concernée.
3. Ajoutez les lignes pour les montants crédités.
4. Cliquez sur Enregistrer puis Émettre lorsque prêt.

Statuts

Les fournisseurs sont les entreprises et individus auprès desquels vous achetez. Garder les fiches fournisseurs organisées vous aide à suivre les dépenses et gérer les comptes fournisseurs.

Ajouter un fournisseur

1. Allez dans Achats → Fournisseurs et cliquez sur Nouveau fournisseur.
2. Entrez le nom, la personne contact, le courriel, le téléphone et l'adresse.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Détails du fournisseur

Chaque profil de fournisseur affiche ses coordonnées, son statut (Actif/Inactif) et l'historique de toutes les factures et bons de commande associés.

Les bons de commande (BC) vous permettent de formaliser les commandes auprès de vos fournisseurs avant la livraison. Ils vous aident à suivre ce qui a été commandé et ce qui est en attente.

Créer un bon de commande

1. Allez dans Achats → Bons de commande et cliquez sur Nouveau BC.
2. Sélectionnez un fournisseur et entrez la date de livraison prévue.
3. Ajoutez des lignes avec descriptions, quantités et prix unitaires.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Flux de travail des BC

Le module Factures fournisseurs suit ce que vous devez à vos fournisseurs. C'est votre centre de comptes fournisseurs (CF).

Créer une facture fournisseur

1. Allez dans Achats → Factures fournisseurs et cliquez sur Nouvelle facture.
2. Sélectionnez un fournisseur, entrez le numéro, la date d'émission et la date d'échéance.
3. Ajoutez les lignes pour les achats effectués.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Flux de travail

Métriques

La page affiche des cartes récapitulatives en haut : Total des factures, Impayées, Solde CF et Payées. Utilisez les boutons de filtre par statut pour un accès rapide.

Les projets sont au cœur de vos opérations. Ils relient clients, soumissions, factures et entrées de temps dans une vue unique.

Créer un projet

1. Allez dans Opérations → Projets et cliquez sur Nouveau projet.
2. Entrez un nom, sélectionnez un client, définissez un budget et choisissez un statut.
3. Cliquez sur Créer.

Statuts des projets

Page de détail du projet

Cliquez sur un projet pour voir sa page de détail complète. Vous y trouverez les soumissions, factures, entrées de temps liées et le suivi de la rentabilité par rapport au budget.

Enregistrez les heures des employés par projet et tâche. Les entrées de temps alimentent les coûts de projet et les rapports employés.

Enregistrer du temps

1. Allez dans Opérations → Suivi du temps et cliquez sur Enregistrer du temps.
2. Sélectionnez la date, le projet et la tâche.
3. Entrez les heures travaillées (par incréments de 15 minutes : 0,25, 0,50, 0,75, etc.).
4. Ajoutez un mémo optionnel ou une pièce jointe.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Flux d'approbation

Une fois qu'une entrée de temps est approuvée par un gestionnaire, elle est verrouillée et ne peut plus être modifiée. Cela garantit la précision de la paie.

Filtres

Utilisez le sélecteur de plage de dates (par défaut la semaine en cours) et le menu déroulant projet pour filtrer vos entrées. Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier.

Soumettez et suivez les dépenses professionnelles. Les notes de frais peuvent être liées à des projets pour un suivi précis des coûts et des remboursements.

Soumettre une dépense

1. Allez dans Opérations → Notes de frais.
2. Cliquez sur Nouvelle note de frais.
3. Entrez les détails : date, catégorie, montant et description.
4. Optionnellement, joignez un reçu et liez à un projet.
5. Cliquez sur Soumettre.

Processus d'approbation

Les dépenses soumises passent par un processus de révision. Les gestionnaires peuvent approuver ou rejeter les notes de frais. Les dépenses approuvées apparaissent dans les rapports de coûts de projet.

Suivez vos produits, matériaux et niveaux de stock. Le module inventaire vous aide à gérer ce que vous avez en main et ce qui doit être recommandé.

Ajouter des articles

1. Allez dans Opérations → Inventaire et cliquez sur Nouvel article.
2. Entrez le nom, le SKU, la description, le coût unitaire et la quantité en stock.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Gestion du stock

• Suivi des quantités — Surveillez les niveaux de stock actuels en un coup d'œil.
• Recherche et filtres — Trouvez des articles par nom, SKU ou catégorie.
• Intégration lignes — Les articles d'inventaire peuvent être utilisés directement comme lignes sur les soumissions et factures.

Le module Marketing fournit des outils pour gérer vos campagnes et vos efforts de communication directement dans Wyatt.

Campagnes

Créez et suivez des campagnes marketing. Surveillez les indicateurs de performance et reliez les campagnes à la génération de prospects et l'acquisition de clients.

Wyatt inclut une série de rapports pré-conçus pour vous aider à comprendre la performance de votre entreprise. Les rapports sont organisés par catégorie.

Comptes clients (CC)

• Ancienneté CC — Factures impayées groupées par âge (0-30, 31-60, 61-90, 90+ jours).
• Revenus par client — Répartition des revenus par client.
• Sommaire des factures — Tendances, répartition par statut et totaux.

Comptes fournisseurs (CF)

• Ancienneté CF — Factures fournisseurs impayées groupées par âge.
• Dépenses par fournisseur — Répartition des dépenses par fournisseur.
• Sommaire des factures fournisseurs — Tendances et statut des paiements.

Opérations

• Rentabilité des projets — Revenus vs coûts par projet, avec analyse des marges.
• Temps par employé — Heures enregistrées par employé et par projet.

Wyatt offre plusieurs outils de personnalisation pour adapter la plateforme à votre flux de travail.

Modèles PDF

Personnalisez l'apparence de vos soumissions, factures et autres documents imprimés. Modifiez les modèles pour correspondre à votre marque avec votre logo, vos couleurs et votre mise en page.

Champs personnalisés

Ajoutez des champs personnalisés aux fiches clients, projets et factures. Cela vous permet de suivre des données spécifiques à votre entreprise sans modification de code.

Import CSV

Importez en masse des enregistrements à partir de fichiers CSV. Utile lors de la migration depuis un autre système ou lorsque vous devez ajouter de nombreux enregistrements à la fois.

Export CSV

Exportez n'importe quel type d'enregistrement vers un fichier CSV. Sélectionnez une table, filtrez optionnellement par plage de dates, prévisualisez les données et téléchargez. Vos données vous appartiennent.

Catégories d'articles

Définissez des catégories pour vos lignes d'articles afin de garder vos soumissions et factures organisées. Les catégories aident à standardiser vos prix et descriptions.

Journal d'audit

Un registre chronologique des actions importantes effectuées dans votre compte. Le journal d'audit trace qui a fait quoi et quand, assurant responsabilité et traçabilité.

Configurez votre profil d'entreprise, votre image de marque et vos préférences régionales. Ces paramètres s'appliquent à l'ensemble du compte et apparaissent sur les documents imprimés.

Identité de l'entreprise

Entrez le nom de l'entreprise, la raison sociale, l'industrie, le type d'entreprise, le numéro d'enregistrement et le numéro de taxe. Ceux-ci apparaissent sur les documents officiels.

Logo

Téléversez votre logo. Il apparaîtra sur les factures, soumissions et rapports. Formats supportés : PNG, JPG, SVG.

Coordonnées et adresse

Ajoutez le courriel, téléphone, fax, site web et adresse physique de votre entreprise. Ces informations sont utilisées dans les en-têtes et pieds de page des documents.

Paramètres régionaux

• Devise — CAD, USD, EUR ou GBP. Affecte tous les affichages monétaires.
• Fuseau horaire — Définit le fuseau horaire par défaut pour les dates.
• Format de date — Choisissez entre ISO (2026-03-15), américain (03/15/2026) ou européen (15/03/2026).
• Début de l'année fiscale — Sélectionnez le mois de début pour des rapports précis.

Fonctionnalités

La page Fonctionnalités vous permet d'activer ou désactiver les modules optionnels. N'activez que les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin pour garder l'interface propre et ciblée.

Préférences

La page Préférences contient des paramètres supplémentaires pour l'affichage des dates, la langue et d'autres préférences à l'échelle du compte.

Gérez vos membres d'équipe, attribuez les niveaux d'accès et contrôlez le nombre de sièges inclus dans votre abonnement.

Ajouter un employé

1. Allez dans Entreprise → Employés.
2. Cliquez sur Ajouter un employé.
3. Entrez le nom, le courriel, le téléphone, le titre, le taux horaire, la date d'embauche et le niveau d'accès.
4. Cliquez sur Créer l'employé.

Niveaux d'accès

• Administrateur — Accès complet à toutes les fonctionnalités, paramètres et gestion des employés.
• Gestionnaire — Peut gérer les opérations quotidiennes, approuver les entrées de temps et consulter les rapports.
• Employé — Accès limité pour enregistrer du temps, consulter les projets assignés et les tâches de base.

Pour un contrôle plus granulaire, consultez la section Rôles et permissions ci-dessous.

Les rôles définissent ce que chaque employé peut voir et faire dans Wyatt. Chaque employé est assigné à un rôle, et chaque rôle a un ensemble de permissions.

Fonctionnement des permissions

Chaque module dans Wyatt nécessite une permission spécifique. Si le rôle d'un employé n'inclut pas une permission, ce module n'apparaîtra pas dans sa barre latérale et il ne pourra pas y accéder directement.

Groupes de permissions

Gérer les rôles

Allez dans Entreprise → Rôles et permissions pour créer des rôles personnalisés. Utilisez la grille de cases à cocher pour activer ou désactiver chaque permission par rôle. Assignez les rôles aux employés depuis leur profil.

Gérez votre abonnement Wyatt, ajustez le nombre de sièges et gérez la facturation depuis la page Configuration.

Forfaits

• Starter — 29 $ CAD/utilisateur/mois. Jusqu'à 5 utilisateurs avec les fonctionnalités de base.
• Professionnel — 59 $ CAD/utilisateur/mois. Utilisateurs illimités avec accès complet incluant factures fournisseurs, gestion des fournisseurs, notes de frais, rapports et rôles personnalisés.

Consulter votre abonnement

Allez dans Entreprise → Configuration et faites défiler jusqu'à la section Abonnement et licences. Vous verrez :

• Statut — Actif, Période d'essai, En retard ou Annulé.
• Forfait — Votre forfait actuel.
• Prochaine facturation — Date du prochain prélèvement.

Modifier le nombre de sièges

Utilisez les boutons + et - pour ajuster le nombre de licences, puis cliquez sur Mettre à jour les sièges. Les changements sont au prorata — vous ne payez que pour le temps restant dans votre période de facturation.

Annuler votre abonnement

Cliquez sur Annuler l'abonnement et confirmez. Votre compte restera entièrement actif jusqu'à la fin de votre période de facturation en cours. Vous ne serez plus facturé.

Renouveler après annulation

Si vous annulez mais changez d'avis avant la fin de votre période, cliquez sur Renouveler l'abonnement pour retirer l'annulation programmée. Votre abonnement continuera normalement.